Kreşte Aidat Takibi: Ajanda Yerine Düzenli Sistem

Küçük bir kreşin en çok zaman alan arka ofis işi aidat takibidir. Aylık ücret, kardeş indirimi, kayıt ücreti, gezi ve servis ücretleri, kısmi ödemeler… Ajandada veya Excel’de tutulan liste birkaç ay içinde kimin ne kadar borcu olduğunu söyleyemez hale gelir.

Tahakkuk ve tahsilatı ayırın

Düzenli takibin anahtarı iki kavramı ayırmaktır:

• Tahakkuk (borçlandırma): “Bu ay Ali’nin 10.800 TL aidatı var.” Ay başında her öğrenciye o ayın borcu yazılır.
• Tahsilat: “Ali’nin annesi 5.000 TL ödedi.” Para geldiğinde kaydedilir.

Bakiye her zaman borçlar − ödemelerdir. Böylece kısmi ödemeler, fazla ödemeler ve devreden borçlar kendiliğinden doğru görünür.

İndirimleri öğrenci kartına yazın

Kardeş indirimi, erken kayıt indirimi veya personel çocuğu indirimi her ay tek tek hesaplanmamalı. İndirimi öğrenci kartına yüzde olarak bir kez girin; aylık aidat otomatik indirimli yazılsın.

Tekil borçları ayrı kalem yapın

Kayıt ücreti, materyal ücreti, gezi veya servis ücreti aylık aidata karıştırılmamalı. Ayrı kalem olarak girildiğinde veli neyi ödediğini net görür.

Son ödeme gününü belirleyin

“Her ayın 5’i” gibi sabit bir son ödeme günü belirleyin. Bu tarihten sonra ödenmemiş borçlar “gecikmiş” olarak öne çıksın.

Hatırlatmayı nazik ve kişisel yapın

Veli grubuna “aidatlarını ödemeyenler…” diye yazmak kimseyi mutlu etmez. Borcu olan veliye kişisel, kısa bir mesaj gönderin. Hazır bir şablon işi hızlandırır:

Merhaba Zeynep Hanım, Ali için 5.800 TL tutarında ödenmemiş aidat bakiyesi bulunmaktadır. Bilginize sunarız.

Her ödemeye makbuz verin

Nakit ödemelerde imzalı makbuz, havale ödemelerinde not düşülmüş kayıt hem veliye güven verir hem de ay sonu kasayı kapatmayı kolaylaştırır.

---

Minyro’da ayın aidatları tek tıkla tüm öğrencilere yazılır (iki kez basılsa da çift kayıt oluşmaz), indirimler öğrenci kartından otomatik uygulanır, borçlu listesinden WhatsApp hatırlatması ve tahsilat makbuzu tek tıkladır. Ayrıntılar için özellikler sayfasına bakın.